Правильний тайм-менеджмент допомагає не лише домогтися своїх цілей, а й значно продуктивніше організувати вільний час. Але завжди є десятки причин, чому ми не встигаємо підготуватися до іспиту, вписатись у дедлайн і, як наслідок, зустрітися з друзями. Якщо вам це знайомо, то цей текст для вас! Ми проаналізували низку методик, які, сподіваємося, будуть вам корисні.
Метод Айві Лі
Методику американського журналіста Айві можна назвати «простота й послідовність». На його думку, у невдачах спроб почати роботу зазвичай винні три проблеми:
- відсутність плану;
- брак зосередженості;
- неправильне розставлення пріоритетів.
Для збільшення власної продуктивності Лі пропонує не завантажувати себе надто сильно. На його думку, потрібно визначити для себе шість основних завдань і виконувати їх почергово.
Як це працює?
У кінці дня виберіть шість основних справ і розташуйте їх за рівнем пріоритету, починаючи від найважливішого. Наступного ранку беріться до першого пункту списку, а коли виконаєте, просто закресліть. Тоді беріться за наступну справу. І так до переможного.
Цей метод виглядає як банальний, але його ефективність неможливо заперечити. Основною перевагою цього методу є полегшення планування, яке так необхідне, коли не можеш вмістити всі справи в голові. «Простота й послідовність» допоможе зосередитися та не стрибати між різними справами, дотримуючись намічених цілей протягом дня.
Однак цей метод може вам не підійти, якщо у вас часто бувають незаплановані справи.
Метод карток
Авторство цього способу планування належить Глібу Архангельському. Він провадить бізнес-тренінги, пише книги й навіть керує власною консалтинговою компанією по тайм-менеджменту. Гліб розробив метод швидкого планування за допомогою карток.
Як це працює?
Для цього методу потрібно мати лише кілька аркушів паперу та ручку. Заведіть три аркуші для різних цілей. Вони мають бути різнокольорові, з позначками або зі стікерами. Важливо тільки, щоб вони були відмінні один від одного та подобалися вам.
Перша картка – стратегічна
Тут потрібно писати найважливіші цілі, досягнення яких є для вас надважливо.
Друга картка – перспектива
Цей аркуш має містити довгострокові цілі: всі плани на рік або й навіть на кілька років. Можна зробити пункти й підпис до кожного з них.
Третя картка – щоденна
Тут записуйте найважливіші події майбутнього дня та розставляйте їх у хронологічному порядку.
Перевагою методу є психологічний ефект визначення своїх бажань. Допомагає розуміти, куди ви рухаєтесь на своєму життєвому шляху.
Метод 1-3-5
Навала великої кількості справ повністю відбиває бажання ними займатися. Тому багато фахівців тайм-менеджменту рекомендують виділяти до дев’яти завдань і виконувати їх залежно від ступеня важливості. Менш важливі справи можна перенести на наступний день. Метод 1–3-5 ефективний і простий у використанні, проте вимагає деякого часу й зусиль, щоб виділити завдання.
Як це працює?
На кожен день плануйте лише дев’ять справ:
- Одна найважливіша – це завдання завжди має бути в пріоритеті;
- Три справи, які обов’язково потрібно розв’язати протягом одного робочого дня;
- П’ять необов’язкових завдань, які ви виконуєте по можливості.
Основною перевагою методу є те, що в ході планування одразу відкидаються непотрібні завдання та залишаються справді необхідні. Однак це певною мірою й мінус, оскільки методика не працює, коли кількість важливих завдань перевищує рекомендовану.
GTD – Getting Things Done
Українською цю методику можна назвати «Доведення справ до завершення». Ця методика належить перу американського експерта тайм-менеджменту Девіда Аллена.
Автор вважає, що зайнятій людині важливо звільняти мозок від поточних завдань. Лише це може змусити сконцентруватися на їх якісному виконанні. При звиканні цей метод найзручніший у веденні настільного щоденника.
Як це працює?
Для впевненого використання GTD, потрібно неабияк до нього звикнути. Тут ціла система оцінки завдань, впоратися з якою одразу непросто. Записуйте справи, коли вони виникають і відзначайте їх особливими символами:
- Пустий кружечок – завдання для виконання
- Кружечок з перекресленою смужкою – завдання, яке треба виконати зараз
- Наполовину зафарбований кружечок – завдання виконане не повністю
- Зафарбований кружечок – виконане завдання
- Кружечок із хрестиком – скасоване завдання
- Зафарбований кружечок зі стрілкою – завдання, яке виконує хтось інший
- Знак оклику – завдання з максимальним пріоритетом
- Кружечок із точкою – завдання, про яке завжди потрібно пам’ятати
Також для зручності можна виділяти деякі з них світлим маркером. Цей метод можна вважати розширеним варіантом моментального планування (Є справа – виконай). Проте GTD погано адаптований для довгострокового планування, тому знадобиться радше, як доповнення до основного.
Bullet Journal
Це найбільш гнучкий варіант щоденника – планера та особистий щоденник воднораз. Це винахід американського дизайнера Райдера Керролла.
Ви можете записувати в щоденник усе що завгодно:
- Будь-які випадкові думки;
- важливі бізнес-завдання;
- плани на довгий час.
Але згодом записник перетворюється в суцільний хаос. За допомогою системи Bullet Journal безладу можна уникнути. Розібратися з таким веденням непросто, але якщо звикнете, то ніколи не зможете від нього відмовитись.
Як це працює?
На першій сторінці потрібно зробити зміст із назвами розділів, який будете поступово заповнювати.
Далі має йти річний розворот із великими цілями та важливими датами. Він допомагає оцінити глобальні плани.
На чергових сторінках – місячні розвороти:
Зліва напишіть числа місяця й дні тижня. Навпроти них відзначте події, дати яких точно не можна змінювати. Праворуч за такою ж системою – завдання на місяць. За потреби можете додати справи на кожний тиждень або навіть планувати день по годинах. Щоб виділити різні завдання, то використовуйте спеціальні символи (кружечки, квадратики чи інші). Спочатку ці позначки краще виписати на окремий листок, доки не запам’ятаєте їх бездоганно. Головне, не забувайте вносити їх в зміст сторінки місяців або, для прикладу, списків.
Цей щоденник можна почати вести з будь-якої дати й навіть у звичайному зошиті. Також важливим є те, що тут можна робити чек-листи й списки.
У прикріпленому відео можете побачити покрокову інструкцію заповнення та користування Bullet Journal від його автора.
Метод Pomodoro
Цей метод керування часом розробив італієць Франческо Чірілло ще в кінці 1980-их років. Але справжньої популярності він набув у останні роки. Метод італійця допоможе продуктивніше працювати й організовувати час для відпочинку. У віртуальних магазинах додатків для смартфонів є десятки програм, які допомагають працювати за системою Pomodoro.
Як це працює?
Метод базується на взаємодії з таймером: робота розбивається на інтервали по 25 хвилин – «pomodori», що в перекладі з італійської «помідори». Між робочими інтервалами є пауза для відпочинку, про яку таймер сповіщає звуком.
Автор системи вважав, що часті перерви покращують спритність думки. Ефективність методу доводить його популярність – мільйони скачувань у Google Play та App Store.
(Щоб знайти додаток уведіть у пошуку Pomodoro).
З’їжте жабу
Цей метод не так допоможе розподілити правильно час, як стати значно продуктивнішим. У кожного з нас є ті справи, які є нашим внутрішнім боргом перед собою: дзвінок, який довго не можемо зробити, або ж якісь заборгованості в роботі й схоже. Навіть, якщо це не горить, нам важко впоратись із цими справами лише через їхню важкість, яку ми самі ж собі придумали. Проте метод «з’їдання жаби» допомагає нам впоратись із давніми заборгованостями.
Як це працює?
За давнім повір’ям, коли ви з’їдаєте жабу на сніданок, у цей день решта всього буде вам здаватися чимось значно легшим. Іншими словами: найважчі справи потрібно виконувати по одній кожного ранку. Згодом ви помітите, що це справді дає полегшення, з яким вже значно легше відпочивати або навіть виконувати іншу роботу.
Якими методами тайм-менеджменту користуються студенти
Ми спиталися студентів Львівської Політехніки, як вони організовують свій розклад, щоб усе встигати, й отримали ще кілька методів від них.
«Я записую те, що мені потрібно здати чи підготувати для навчання в таблиці Excel online. Там же записую заходи чи зустрічі, куди хочу піти. Переважно такий щоденник веду на два тижні вперед. Це зручно, бо можу в одному документі працювати як з телефону, так і з ноутбука – завжди все під рукою. До речі, там я ще підраховую свої витрати, щоб краще керувати фінансами».
Назар Кучерук, студент групи ХТ-24, ІХХТ
«Це не зовсім метод контролю часу, скоріше терелеграм-бот, який допоможе в плануванні. Його назва DeLorean, як у машини часу з фільму «Назад у майбутнє». Фішка бота в тому, що ти робиш капсулу часу з текстом і встановлюєш час, коли вона має тобі прийти. Це зручно, бо нагадування в телефоні важче помітити, ніж повідомлення телеграму, де я проводжу багато часу. Це допомагає не забувати про важливі справи».
Євген Ариштович, студент групи КІ-43, ІКТА
(цей бот ви можете знайти ввівши delorean_bot у пошуку месенджера Telegram)
«Ввечері записую на папірець орієнтовно від трьох до п’яти справ, які я маю завтра зробити. Записую їх у порядку пріоритетності й важкості: перша справа важча та найважливіша, остання – найлегша. Така кількість справ, бо використовую принцип Парето: 20% твоїх справ дають 80% результату, а решта 80% справ дають тільки 20% результату. Відповідно, мої 5 справ і є ті 20%. Зранку я прокидаюсь і починаю виконувати їх у тому порядку, що вони записані. Намагався колись ще записувати в мобільних додатках, але мені на аркуші з ручкою це зручніше робити».
Назарій Довгань, вступає на перший курс ІСТР
(спеціальність: підприємництво, торгівля і біржова діяльність)
«Я користуюся Google-календарем, куди можна записувати все погодинно. Якщо мені о 9-ій потрібно бути на роботі, то я о 7:30 прокидаюсь і приводжу себе в порядок. Після роботи ще якісь справи теж вписую, щоб не забути. Зрештою все дуже просто».
Анастасія Бощук, студентка групи ХТ-35, ІХХТ
«Знаю, що є багато різних додатків/ планерів, які однозначно корисні, але мені часто буває ліньки їх заповнювати і кожен з них відправляється в далеку шухляду всього за кілька днів. Зазвичай пишу все, що потрібно зробити й крайні терміни виконання на великому аркуші. Потім виділяю яскравим маркером дату або ключове слово та вішаю на найпомітніше місце в кімнаті. Ну або стікери з завданнями на дзеркало. Але такі «крайності» вже йдуть у хід, коли більше десяти пунктів на один чи два дні. В окремих випадках, коли знаю, що не зроблю якесь завдання, бо воно здається мені не цікавим, чи будь-яка інша причина, то можу дописати до нього якесь «покарання». Щось типу «не зроблю – не поїду з друзями на вихідні кудись-там». Ще хороше рішення – знайти людину яка тебе контролюватиме. Не знаю як кому, а мені завжди допомагало».
Тетяна Гушньовська, вступила на магістратуру журналістики в ІППО
з найбільшим рейтинговим балом